Comunicación Organizacional

Universidad Univer Milenium

Alumna: Carmen Rebeca Carrera Martinez

Docente: Jazmín Tepos Romero

Grupo: VA-501

Turno: Vespertino

Materia: Comunicación Organizaciónal

Proceso Administrativo

Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solución a un problema administrativo.

¿Qué es la administración?

Administración--->Latín

ad-ministrare=servir

ad-manustrahere=manejar o gestionar

Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que se trabaja en grupos, los cuales cumplen eficientemente objetivos específicos.

 - La administración se aplica a todo tipo de organizaciones } Medios de comunicación

 - Se aplica en todos los niveles organizacionales                  } Medios de comunicación

Planeación:

·       ¿Cuáles son las metas a largo plazo?

·       ¿Qué estrategias son las mejores para lograr los objetivos establecidos?

·       ¿Qué objetivos se deben de formular a corto plazo?

·       ¿Quiénes deben formular la planeación de la empresa al establecer métodos?

Organización:

·       ¿Cómo debe diseñarse las tareas y puestos?

·       ¿Quiénes son las personas idóneas para ocuparlos?

·       ¿Qué métodos y procedimientos deben ser utilizados?

·       ¿Cuál es el diseño utilizado?

Dirección:

·       ¿Cómo dirigir el talento de las personas?

·       ¿Qué nivel de autoridad o responsabilidad asignar a cada persona?

·       ¿Cómo orientar a las personas al cambio?

·       ¿Cómo solucionar los problemas y los conflictos?

·       ¿Cómo se deben tomar las decisiones?

Pasos del proceso administrativo

¿Porque es importante la comunicación? En este vídeo entenderás él porque:

Un pavo real en el reino de los pingüinos

https://www.youtube.com/watch?v=inydJqoUxrs

La comunicación como factor en la Administración de las organizaciones modernas

·       María del Socorro Fonseca: comunicación es llegar a compartir algo de nosotros mismos. Es una cualidad racional y emocional del hombre que surge de la necesidad de ponerse en contacto con los demás.

·       Stanton, Etzel y Walker: comunicación es la transmisión verbal o no verbal de información entre alguien que quiere expresar una idea y quien espera captarla.

·       Idalberto Chiavenato: comunicación es el intercambio de información entre personas. Significa volver común un mensaje o una información.

·       Robins y Coutler: comunicación es la transferencia y la comprensión de significados.

Desde mi punto de vista: la comunicación es la forma de transmitir información de forma verbal o no verbal para la captación y comprensión de significados.



Proceso de comunicación


·       Fuente: lugar donde emana la información, los datos o contenidos que se enviaran.
·       Emisor o codificador: es la persona o empresa que elije y selecciona los signos adecuados para transmitir el mensaje.
·       Receptor o decodificador: es la persona o empresa al que se destina el mensaje. Existen dos tipos de receptor, el que solo recibe el mensaje y el otro receptor es quien recibe el mensaje, lo decodifica y retroalimenta el emisor.
·       Código: son símbolos, señales que el emisor utiliza para transmitir el mensaje.
·       Mensaje: es el contenido dela información (ideas, sentimientos, etc.).
·       Canal: es el medio a través del cual se transmite el mensaje (televisión, radio, etc.)
·       Referente: realidad que es percibida.
·       Situación: tiempo y lugar en que se realiza el proceso de comunicación.
·       Interferencia o barrera: cualquier perturbación, distorsión del sonido, escritura, visual, etc.
·       Retroalimentación: mensaje de retorno.

Tipos de comunicación

·       Percepción: proceso cognoscitivo que permite interpretar y comprender el entorno. Es la selección y organización de estímulos del ambiente para proporcionar experiencias significativas a quien las experimenta.

·       Empatía: habilidad de facilitar el desenvolvimiento y progreso de todo tipo de relación entre dos o más personas.

·       Comunicación interpersonal: se da entre  dos o más personas, las cuales están físicamente próximas. Cada una produce mensajes, con retroalimentación inmediata.

§  Características

a)    Participación de dos o más personas físicamente

b)    Existe un foco de atención visual

c)     La interacción se da mediante un intercambio de mensajes

d)    La interacción es cara a cara

·       Comunicación intrapersonal: se refiere a la que alguien realiza consigo mismo, es decir, el emisor y el receptor son el mismo individuo, como si se hablara a sí mismo. Es unilateral porque el mensaje se envía desde y para uno mismo.

     Interpersonal

comunicación cara a cara (retroalimentacion)

Intrapersonal

                    comunicación con uno mismo

A continuación se presenta una breve historieta para identificar más claramente los tipos de comunicación:

Comunicación organizacional

Consiste en el intercambio de información y transmisión de significados, lo cual producirá la naturaleza, la identidad y el carácter de un sistema social o una empresa.

Dentro de una empresa se utilizan tipos de símbolos:

Verbal

·       Expresiones, entrevistas, discusiones, conversaciones, etc.

No verbales

·       Expresiones faciales, corporales.

Escritas

·       Cartas, informe, minutos, boletines, memorandos, manuales, contratos.

A continuación te presento un esquema para mayor comprendimiento:

En esta imagen podremos comprender como es que se da la comunicación no verbal con un simple ejemplo:

Imagen corporativa

Resulta ser el conjunto de cualidades que los consumidores atribuyen a una determinada empresa. Es lo que la empresa significa para la sociedad.

Un ejemplo claro es el siguiente, ya que muchos se identifican, una forma clara de saber su imagen es que lo que nos contagia la empresa es la felicidad:

La identidad de una empresa se define mediante sus atributos, valores, personalidad, razón de ser, la imagen de una empresa refleja a través de su personalidad lo hará identificarse de los demás, colocarse en mayor o menor escala.

Flujo de comunicación organizacional

·       Comunicación descendente: este tipo de comunicación se representa en los niveles jerárquicos altos y con dirección hacia los niveles inferiores.

Principales medios de comunicación

·       Descendente: memorándum, cartas, informes, manual de operaciones, folletos, reportes, etc.

·       Comunicación ascendente: esta comunicación es contraria a la primera, fluye de niveles inferiores a superiores.

§  Medios más utilizados

                                    I.          Reunión periódica

                                  II.          Entrevistas personalizadas

                                III.          Vía telefónica

                                IV.          Encuestas

                                  V.          Quejas y sugerencias

·       Comunicación cruzada (horizontal): se presenta entre niveles similares de jerarquía dentro de la empresa

·       Diagonal: se presenta cuando las partes intervienen en el proceso de comunicación, forman parte de niveles jerárquicos diferentes.

v Debido a las diferentes formas de comunicación, esta debe ser protegida de la siguiente manera:

Ø  La comunicación de be presentarse cuando las necesidades de la empresa lo requieran.

Ø  Es indispensable que los empleados se abstengan de exceder límites de autoridad permitidos.

Ø  Los empleados deben estar al tanto de la información de todos los tipos y niveles.

Nuevas tecnologías de información TIC´S

Las Tecnologías de la información y la comunicación son un conjunto de servicios, redes, software y aparatos que tienen como fin la mejora de la calidad de vida de las personas dentro de un entorno, y que se integran a un sistema de información interconectado y complementario. Esta innovación servirá para romper las barreras que existen entre cada uno de ellos.

• ·       Redes sociales (Facebook, twitter, Instagram, whatsap,etc.)
• ·       YouTube
• ·       Google (google +)
• ·       Yahoo
• ·       Correo electronico (Gmail, Hotmail, yahoo, outlook,)

Otras tecnologías

Ø  Correo electrónico: enviar y recibir información,  comunicación a empleados y clientes.

Ø  Páginas web: permite exponer nuestros productos a clientes internos y externos para que nos contacten, también trae filosofía, misión, visión, valores, etc., de la empresa.

Ø  CRM: sistema de gestión informatizado el cual nos permite conocer a  nuestros clientes, analizando hábitos, historial de compras, etc.

Ø  Fax/teléfono: la búsqueda de información vía telefónica suele ser rápida  y eficaz.

Documentos de la comunicación interna: sistema de archivos

v Clasificar: es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto.

v Registrar: es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente.
(Escrito manualmente)

(Electronicamente)

v Archivar: es guardar ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados registrados y  colocados en tarjetas.

*los sistemas de archivo más usuales son:

1. Alfabético: cronológicamente (fig.1).
2. Cronológico:su base es la fachada, expedición de los documentos (fig.2).
3. Geográfico: utiliza como base el ordenamiento alfabético de regiones, territorios,estados., provincias (fig.3).

Los documentos se ordenan sigurindo un orden decreciente de importancia con respecto al lugar:

• estado
• ciudad
• provincia
• municipios

4. Por asuntos: toma en cuenta el asunto tratado en los documentos, no se toma en cuenta el nombre del remitente (fig.5)
Ejemplo:

P.F	EJEMPLO:
Colocar el apellido paterno, materno y el nombre inicial del mismo.	Alma Jacobo Fuentes ---Jacobo Fuentes Alma Paula S. Martínez ----Martínez, Paula S. Cronológico: año/mes/día
En apellidos compuestos estos se toman como una sola palabra.	Gabriela A. De la Rivera ---De la Rivera, Gabriela A. Facundo Araujo-Simpson---Araujo-Simpson Facundo
Personas con igual apellido, el orden alfabético nos lo dará el mismo nombre.	Juan Sánchez Fernández –Sánchez Fernández Juan Laura Sánchez Fernández – Sánchez Fernández Laura

fig.1

fig.2

fig.3

fig.4

Barreras de Comunicación Organizacional

1. Lugar y momento escogidos: el contexto en el cual se realiza la comunicación es de gran importancia.
Ejemplo: lugares ruidosos o con iluminación pobre no son los ideales.

2. Perturbaciones o interferencias en la comunicación: el uso de muletillas resultan molestas y perturban el proceso de comunicación.

3. Falta de empatía: la falta de capacidad de ponerse en el lugar del otro, una falta de empatía provoca mayores dificultades.

4. Ausencia del Feed-Back (Retroalimentación): es la información de vuelta que nos llega del receptor y ayuda a comprender mejor el mensaje.

5. Prejuicios y Estereotipos: son condicionantes como el sexo, raza, edad, nivel socioeconómico, estatus, cultura, etc.

6. Efecto Halo: tendencia a juzgar a las personas en función de la primera impresión que nos causan. El problema es la falta de objetividad.

7. No escuchar: Se necesita conocer las condiciones de la persona con la que nos estamos comunicando.